「自分がいなくてもいうまくいく仕組み」山本敏行｜マネジメントに悩んでいる人必見！！

「自分がいなくてもうまくいく仕組み」はどんな本か？

「自分がいなくてもうまくいく仕組み」は、リーダーシップとマネジメントの答えが書いてある本です。

みなさんは今、リーダーシップ、マネジメントがうまくいかないと悩んでいませんか？

リーダーでなくとも、スタッフの育成はだれもが経験する課題です。育成で困っている人も多いことでしょう。

私もリーダーシップとマネジメントがうまくいかず、どうすればよいか考えていたときに出会ったのが、今回紹介する「自分がいなくてもうまくいく仕組み」です。

著者の山本敏行さんがどのような仕組みをつくっていったか、わかりやすく説明しますので、ぜひ最後までお読みください。

自分のコピーを作ろう

自分がいなくてもうまくいくようにするために、自分のコピーを作りましょう。

自分のコピーとは、自分がしている仕事を「自分以外ができるようにする」ということです。

周りに自分の仕事をまかせられない人は、

• 教えることに時間をとられたくない
• 教えるのが面倒くさい
• 自分以外の人が確実にできるか不安
• 自分がやった方が早い

以上のことから、いつまでも自分で仕事をやってしまう人は多いことでしょう。

しかし、それではいつまでたっても自分の仕事が減ることはありません。

今の自分の仕事を減らす

今の自分の仕事を減らすことを考えてみましょう。

「自分の仕事を減らす」ということは、「楽になる」ということではありません。

今の自分の仕事を減らすことにより、余裕ができます。

余裕ができると時間とリソースを新しい仕事に使うことができます。

新しい仕事にチャレンジすることで、自分の成長につながります。

周りが成長する

自分の仕事を自分以外にまかせることで、周りのスタッフが成長します。

スタッフが成長すると、部署、会社全体のレベルが上がりますので、仕事が今以上にやりやすくなります。

スタッフのレベルが上がることは、スタッフ個人の評価だけでなく、スタッフを成長させるように促した自分の評価も上がります。

リストアップ

仕事をまかせるために、まずは自分の仕事をリストアップしてみましょう。

自分の仕事をスタッフにまかせるといっても、全ての仕事をまかせることはできないでしょう。

そこで、自分の仕事をリストアップしてから、「自分しかできない仕事」と「スタッフにまかせられる仕事」に分けてみましょう。

リストアップすることで、自分がやっている仕事を見える化することができますし、実は自分じゃなくてもできる仕事は多いということに気がつきます。

向き不向きに注意

仕事をだれにまかせるかは重要です。

人にはだれしも向き、不向きがあります。また、仕事内容によって興味があったりなかったりします。

要するに、仕事はだれにでもまかせていいわけではありません。

仕事をだれにまかせるか、よく考えるようにしましょう。

情報の共有

情報は惜しみなく伝えるようにしましょう。

一部の機密情報や個人情報は全員に共有できませんが、それ以外の情報はできる限り伝えてください。

自分しかしらない、一部の人しか知らない情報にしていると、自分の仕事をまかせたときに自分の思っていた結果にならない可能性が高くなります。

自分が持っている情報、ノウハウを全員で共有することで、仕事がやりやすくなります。

スケジュールを考慮

仕事をまかせる相手のスケジュールを気遣うことが大切です。

どの職場にも頭一つ抜けて仕事ができる人がいるものですが、仕事ができる人に仕事が集中しないように注意しましょう。

いくら仕事ができる人とはいえ、仕事量が増えていけば、いずれパンクしてしまいます。

そうならないように、「複数人で複数の仕事をさせる」ということを意識してみましょう。

自分のコピーは限定する必要はありません。

理念・ビジョンの共有

自分がいなくてもうまくいく仕組みにするために、全員のベクトルを同じにしなければなりません。

「理念」は向かうべき方角であり、「ビジョン」は具体的な目的地です。

理念とビジョンがスタッフ全員と共有できているかを常に意識しましょう。

ベクトルが最重要

理念とビジョンを共有し、スタッフ全員が同じベクトルであること、それが最も重要です。

優れたスキルを持つ人材を採用する企業は多いですが、スキルだけが優れていてもダメなのです。

優秀であればあるほど、理念とビジョンのベクトルが違っていれば、ついてきてくれません。結果としてやめてしまうこともあるでしょう。

スタッフ全員と理念とビジョンを共有しておくことは、最優先事項なのです。

共有の仕方

スタッフ全員を同じベクトルにするために、理念とビジョンをどう共有するかも大事なことです。

どのような言葉であっても、人が変われば受け取り方も変わります。

受け取り方は違うにせよ、ベクトルは同じにさせなければなりません。

そのために、シンプルで伝わりやすい工夫をすることが必要です。複雑であればあるほど、受け取り方が変わってしまいます。

理念とビジョンをスタッフ全員が、同じレベルで共有することができれば、スタッフが方向性に迷うことはありません。

スタッフとの心の距離を縮める

スタッフに仕事をまかせるために、リーダーとスタッフの距離を近づけておきましょう。

自分の仕事をまかせるといっても、自分とスタッフとの間に距離があればうまくいきません。

距離が離れている場合、スタッフから反発され、仕事をまかせることに失敗するということもあり得ます。

リーダーとスタッフの間には壁を作らず、ダイレクトにつながっている関係をつくっておきましょう。

距離が近づいていると、なぜ自分がその仕事をまかせるか説明したときに、理解してもらいやすくなります。

怒らない

スタッフに対して「怒らない」ことを意識して行動しましょう。

「怒らない」といっても、何も言わない、スタッフに好き勝手やらせるということではありません。

場合によっては指摘や注意は必要です。

ここでいう「怒らない」とは、「感情的に怒らない」ということです。

感情的に怒ることは、スタッフには恐怖しか残りません。

恐怖が残るとスタッフは萎縮してしまいますので、ミスが怖くなり、怒られないようにしようとします。その結果、チャレンジする意欲をなくしてしまうことになります。

怒ることは社内、部署内の空気を悪くしてしまう、最悪の行為です。

働きやすさの工夫

リーダーとスタッフの距離を縮めるために、働きやすさを工夫してみましょう。

自由に気軽に話し合える場をつくってみてください。

• ランチタイム
• 座談会
• ディスカッション　など

だれでも自由に発言できる場を設けることで、リーダーとスタッフ、スタッフ間の距離がグッと縮まります。

複数人で話し合うことで思ってもいなかったアイデアが出ることもありますので、話し合える場というのはいいことずくめです。

自分の高め方

リーダーとして自分の高め方を理解し、行動することは大事なことです。

スタッフはリーダーの背中をみています。

「この人についていきたい」「この人と一緒に仕事がしたい」そう思われるリーダーになりましょう。

原因自分論

原因自分論とは、全ての原因は自分にあるという考え方です。

「問題は全て自分にある」と考えることで

• 解決策を考えようとする
• 不平不満をいうことがなくなる

以上のように行動するようになります。

人の責任にしてしまうと思考が止まってしまいます。「原因自分論」で前向きな行動をとっていきましょう。

自分理念

自分理念とは、自分の羅針盤、指針となるものです。

自分理念があることで、道を見誤ったり、ぶれたりすることがなくなります。

自分理念がない人は目の前で起こることに振り回されます。

自分理念がある人は、目の前で何が起きようとも、柔軟に対応していくことができます。

目標を公開する

自分の目標を周りに公開することも、自分を高めてくれます。

目標を公開することで、「やるしかない」という気持ちにさせてくれます。

目標を黙って実行する「不言実行」もすばらしいことですが、「有言実行」で自分を高めて行動することはおすすめです。

とにかくやる

人はだれしも不安や悩みを抱えていますが、それでも「とにかくやる」ということが大事です。

頭で考えていようとも、実際に自分の血肉となるのは「経験」だけです。

失敗もたくさんすることでしょう。しかし、「トライアンドエラー」を繰り返し、改善のスパイラルを早く回すことで、成長が加速します。

チャレンジをたくさんする人とチャレンジが少ない人、その差は圧倒的に開くことでしょう。

リーダーがチャレンジしている姿はスタッフが見ています。チャレンジする人をそうでない人、どちらについていきたいと思うかはいうまでもありません。

知識、情報を蓄えてからチャレンジするという人もいます。しかし、必ずしも知識があればいいということはありません。失敗を恐れることにより、動けなくなってしまうことが多いからです。

だれしもチャレンジは勇気がいることですが、「とにかくやる」ということを意識しましょう。

私がこの本をおすすめする理由

私は「自分がいなくてもうまくいく仕組み」に出会い、大きく救われました。

なぜ救われ、なぜこの本をおすすめするのか、詳しく説明します。

仕事量が増えた

私は会社でめでたく昇格し、リーダーとなりましたが、ますます仕事量が増えてしまいました。

それは新しい仕事がプラスされているにもかかわらず、昇格前の仕事も変わらずやっていったからです。

どの仕事も

• 自分がやるべき
• 自分がやった方が早い
• 自分がやれば不安がない

そう思っていましたが、この本を読んでどれも思い込みであることに気付かされました。

スタッフが育たない

なぜスタッフが育たないのだろう、と思っていましたが、それも自分が原因であることに気がつきました。

自分が自分で仕事をしてしまっていたために、スタッフがする仕事のステップが上がらなかったからです。

仕事をまかせたいけど拒否されたらどうしよう、と思っていましたが、スタッフとの距離感を縮めることで解決できました。

スタッフに仕事をまかせて仕事が遅れたり、ミスが多かったらどうしよう、と思っていました。しかし、最初は遅いのもミスするのも当たり前。自分も最初はそうだったはずということを忘れてしまっていたのです。

リーダーにしかできない仕事をする

リーダーはリーダーにしかできない仕事に集中するべきです。

リーダーに余裕ができ、成長すれば、周りで働くスタッフも伸び伸びと仕事ができます。

リーダーが忙しすぎてイライラしているような職場は

• 職場の空気が重くなる
• スタッフが相談してくれなくなる

など、リーダーにとってマイナスしかありません。

この本を読んで変わったこと

私は「自分がいなくてもうまくいく仕組み」を読んでから、リーダーとしての考え方が大きく変わりました。

• スタッフの話をたくさん聞く余裕ができた
• 自分ありきでない仕組みを考えるようになった
• スタッフが積極的に動くようになった
• スタッフから意見を言ってくることが多くなった

以上のように、私の仕事の仕方、スタッフの行動と意識が劇的に変わりました。

まとめ

• 自分のコピーを作ろう
• 理念・ビジョンの共有
• スタッフとの心の距離を縮める
• 自分の高め方
• 私がこの本をおすすめする理由

以上について説明してきました。

リーダーとしての振るまい方、スタッフとの接し方に悩んでいる人は多いことでしょう。

ぜひ「自分がいなくてもうまくいく仕組み」を読んで、行動してみてください。

自分の仕事も周りも、うまくまわるようになるはずです。